财会人员必备的十项技能 | 第五剑:美

作者:管理员 | 时间:2019-11-12 21:50:00





财会人员的十项技能,就像冰山一样,分为水面以上的部分和水面以下的部分,“账、钱、税、控、器”就是水面以上的部分,容易看得见,而“信、礼、书、数、美”就是水面以下的部分,虽然看不见,但是起到的基础作用不可忽视。


第五剑:美


由我这样一个中年不油腻的大叔来讲这个主题,是不是感觉怪怪的?或者,是不是很多人怀疑我又是准备在水字数?有图有真相,大家先看下面的这张图片。



大家都认识吧,这是三本会计凭证。你们公司的会计凭证能装订得这么漂亮吗?这就是我这一更的主题:美。



01

财会人员对“美”的追求



财会人员对“美”的追求,主要体现在这几个方面:

1、干净整洁的办公环境;

2、齐齐整整的各类凭证、账本等纸质文件;

3、简洁、漂亮的报表、PPT。


首先说办公环境,我工作20多年来,做审计、做投资、做咨询,基本都要和财务部门打交道,去过的别人家的财务部办公室的次数已经是不计其数。我总结出来大部分公司的财务部办公室有下面几个特点:


首先是“小”。大部分公司,财务部就像后娘养的,舅舅不疼,姥姥不爱,不受老板重视。所以,能够分配到的办公室空间就非常有限,一般在角落里面留个小房间给财务部。以前因为税局的要求,财务部还必须安装铁门、铁窗。我每次看到这样的办公室,总想起一首歌:“铁门啊铁窗铁锁链……”


财务部办公室的第二个特点就是“满”。各种单据、凭证、账本、合同等等文件资料堆满办公室。还有各种各样的办公设备,如复印件、发票打印机、税控机等等。走路都得提心吊胆,要是一不小心把某人装凭证的筐给打翻了,后果就是吃不了兜着走。


财务部办公室第三个特点就是“乱”。年少无知的时候,对小姐姐、小妹妹们充满幻想,总以为小姐姐、小妹妹们的闺房也是像小姐姐、小妹妹们一样让人赏心悦目。长大后上了大学,有幸去过一次女生宿舍,曾经的幻想彻底崩塌。财务部也是一样,大部分财务部都是以女员工为主,这样,零零碎碎的小东西、零食等个人物品就会比较多。因此,很多财务部都会显得很乱。



“一屋不扫,何以扫天下”,不要向爱因斯坦看齐。财会人员先把你的办公桌、办公室整理得干净、整洁。文件、资料一堆乱糟糟的放在办公桌上,或者,放在柜子里,找起来就不方便,甚至丢了都不知道。这是经常发生的事情,某些发票找不到了,直到后来某人离职的时候,才在他的办公桌里面发现这张发票。


要把对工厂、车间的“4S”管理要求一样应用到办公室管理当中,每样物品归位,用完之后立即放回它固有的位置。文件、资料分门别类的放在柜子里面,做好标签,方便查找。不要在办公桌上面、柜子里面存放私人物品。确认没用的、作废的纸张马上销毁,不要还放在办公桌上、柜子里面占着地方。定期交叉检查办公桌,清理整顿。


再说一说凭证装订问题。记得以前我刚进入公司工作的时候,公司装订凭证,还是用锥子、棉线来装订的,还真是一门技术活。把凭证左拍拍、又拍拍,上下左右都对整齐,然后用锥子在左上角锥几个洞,再用粗棉线穿到里面,绕来绕去,拉紧,结死扣。具体细节我也记不清了,直到离开第一家工作单位,我也没有学会怎么装订凭证。现在科技进步了,都有专门的凭证装订机,装订凭证要容易很多。但是,我还是在很多公司,看到凭证很乱。


首先,原始凭证要用胶水粘贴起来,不能用订书针钉在一起,或者用曲别针夹在一起。否则,容易脱落,时间长了生锈,还会导致凭证非常的不平整。粘贴的时候注意不要把有用的信息沾住了,比如有的车票金额在票面左边,如果胶水放多了,很容易就把金额数字沾住了,后面的人就看不到金额数字了。第二个要注意的问题,要平铺粘贴,不能都集中粘贴在左侧造成不平整。当然,如果左侧装订位置粘贴之后特别薄,形成“小头大肚子”,就要用纸折成条垫在那里。总之,粘贴凭证最终要形成的效果就是大小一致、平整,不能盖住有用的信息。粘贴好了之后,立即用平整的重物压在上面,把凭证压平。



在给一家公司做咨询的时候,他们财务人员问国家有没有规定,粘贴原始凭证有没有顺序要求,说他们的主管国资部门在检查他们的会计凭证的时候,认为他们凭证的粘贴顺序不对。请恕我才疏学浅,真不知道国家是不是规定过原始凭证要按照什么顺序粘贴。我认为公司可以自己规定粘贴顺序,比如,可以规定按照“会计凭证-报销单-发票-发票清单-银行回单-入库单-合同”这样的顺序粘贴凭证。


粘贴好凭证之后,就要装订凭证了。建议在装订之前,再次检查一下凭证是不是完整,按照凭证号检查一遍。要是装订完才发现缺号,只能拆开重新装了。大家都喜欢原装的,二次重装的凭证,看起来总是不那么顺眼。装订凭证,最高境界是上下左右四个边沿都是整整齐齐的,如果实在是“臣妾也做不到啊”,那要保证下边沿和右边沿是整齐的。摆放凭证,下边沿是接触柜子的,如果下边沿不整齐,有的纸张突出来,时间长了,突出来的纸一定会卷起来,看起来乱糟糟的。如果左边沿不整齐,可以用裁纸刀把它切整齐了,涂上胶水,把封皮贴上,然后用尺打磨一下,装订好的凭证就能像上图一样,有棱有角,和装订好的书本一样。


在此强调一下,不要省那点买装订机的钱,一定要用专业的凭证装订机把凭证装订好。我甚至还看到有的公司用穿孔夹装订凭证的。对,就是像图片里面的这个东西,有的是用铁皮做的。这个东西不可能把凭证装订紧,凭证看起来一定是松松垮垮,乱糟糟的,凭证里面小的原始凭证,比如支票头,很容易遗失,如果是铁皮做的,时间长了会生锈。



02

文档、表格、PPT的美化问题



其实,这是一个很大的课题,有很多东西需要财会人员去学习。我在这里给大家几个原则。


首先,财会人员要有这个意识,自己报给领导的书面报表、报告,就像自己的一张脸一样,是要给别人看的。不要求都整容整成锥子脸,至少应该清清爽爽,让人看着舒服。所以,不妨在把报告、报表交出去之前,自己先看一下,就像自己出门之前要照镜子一样,看看能不能出去见人。


其次,表格宽窄适当,尽量平均。比如资产负债表,从左到右,应该是“资产项目,行次、期末数、年初数、负债及权益项目、行次、期末数、年初数”这样8列,至少整个表格是在纸张中间的(如果是要左侧装订,则左侧可以预留装订线位置),左边4列和右边4列的宽度是一样的,“资产项目”“负债及权益项目”两列宽度一样,两个“行次”列宽度一样,“期末数”“年初数”4列宽度是一样的。除了第一行“资产负债表”可以用“小三”字体外,其他的字都用相同大小的字体,表格的高度都要一样。


第三,字体不要太多。一般做表格,一种字体就够用了,常用“宋体”或者“微软雅黑”。做PPT,“微软雅黑”是安全字体,适用的范围比较广,使用的字体尽量不要超过三种。


第四,颜色不能太杂乱。太多的颜色让受众眼花缭乱,抓不住重点,建议PPT颜色也不要超过三种。在电脑上面做完PPT之后,最好能预先在投影上看一下效果。有些颜色搭配,在电脑屏幕上看着还可以,但是,用投影投射出来的时候,很可能让人看不清。

第五,注意行间距。单倍行距太小,双倍行距太大,比较合适的行距是1.2、1.3。



简单总结一下,财会人员,不但要心理美,也要外在美。整洁有序的办公环境,既能够让自己每天心情愉快,也能提升工作效率。把我们的工作成果,视为自己的“产品”,给它一个漂亮的包装,毕竟,这是一个看颜值的时代。


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本文由长财财务专家孙从青老师原创,如果大家对此话题有不同的见解,欢迎在微信公众号与我们沟通。


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